Thủ tục lưu trú · KBTT
Khai Báo Tạm Trú Online: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Villa NovaWorld Phan Thiết
Toàn bộ quy trình khai báo khách lưu trú qua hệ thống kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn — từ đăng ký tài khoản đến khai báo hằng ngày, kèm lưu đồ các bước.
📋 Cập nhật 04/11/2026 · Áp dụng cho mọi cơ sở lưu trú tại NovaWorld Phan Thiết.
Trước đây, khai báo tạm trú cho khách nghĩa là ra công an xã trình sổ. Giờ việc đó rút lại trong vài phút trên điện thoại, qua hệ thống kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Nhưng không phải chủ villa nào cũng biết hệ thống này tồn tại, hoặc biết dùng đúng cách ngay từ lần đầu.
Vì sao phải khai báo tạm trú
Theo Thông tư 53/2016/TT-BCA, mọi cơ sở lưu trú — khách sạn, homestay, villa cho thuê — có nghĩa vụ khai báo thông tin khách đang ở trong vòng 24 giờ kể từ khi khách nhận phòng. Khách nước ngoài khai trên hệ thống KBTT; khách Việt Nam thông báo lưu trú theo quy trình tương tự, chung một hệ thống.
Villa cho thuê theo tháng hay theo đêm ở NovaWorld Phan Thiết đều thuộc diện này. Bỏ qua bước khai báo không chỉ là thiếu sót hành chính — khi có đoàn kiểm tra mà không thấy hồ sơ khách đang ở, cơ sở lưu trú có thể bị xử phạt.
Lưu đồ toàn bộ quy trình
Sơ đồ dưới đây tóm tắt đường đi của một lượt khách, từ lúc villa đăng ký hệ thống lần đầu đến khi khách trả phòng:
Đăng ký và xác thực tài khoản (làm một lần)
Đăng ký tài khoản cơ sở lưu trú
Vào kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn, bấm "Đăng ký", tick xác nhận đã đọc quy định, điền tên và địa chỉ cơ sở lưu trú, giấy phép kinh doanh. Bấm "Xác nhận".
Cài app Authenticator, quét mã QR
Đăng nhập lần đầu, hệ thống bắt buộc xác thực hai lớp: cài app Authenticator trên điện thoại, quét mã QR hiện trên màn hình, nhập dãy 6 số app vừa hiện ra.
Những lần đăng nhập sau
Không cần quét lại QR — chỉ mở app lấy mã 6 số hiện tại, nhập vào ô xác nhận.
Giữ điện thoại đã cài Authenticator cẩn thận. Mất máy là mất khả năng đăng nhập — phải liên hệ cán bộ quản lý hệ thống để được cấp lại mã QR mới.
Khai báo hằng ngày — việc lặp lại mỗi khi có khách
Loại giấy tờ dùng để khai khác nhau giữa khách nước ngoài và khách Việt Nam, nhưng quy trình thao tác giống nhau:
| Loại khách | Giấy tờ chấp nhận |
|---|---|
| Khách nước ngoài | Hộ chiếu |
| Khách Việt Nam | CCCD, giấy phép lái xe, giấy khai sinh, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ căn cước, hoặc thông báo số định danh cá nhân |
- Chụp hoặc tải ảnh giấy tờ của khách lên hệ thống.
- Kiểm tra lại từng trường hệ thống tự điền — tên có dấu hoặc hộ chiếu cũ đôi khi bị đọc sai một vài ký tự.
- Điền tiếp các trường bắt buộc còn thiếu (có dấu *).
- Bấm "Lưu thông tin" để hoàn tất.
Khách đi theo đoàn, dùng nút "Thêm hồ sơ khác" để khai liên tục từng người, không phải quay lại từ đầu.
Khách Việt Nam đi đoàn còn tiện hơn: màn "Người Việt Nam đang lưu trú" cho trả phòng nhiều hồ sơ cùng lúc và gia hạn nhiều hồ sơ cùng lúc, cộng với file Excel mẫu để nhập hàng loạt.
Theo dõi và quản lý hồ sơ đang lưu trú
🔍 Tìm kiếm
Theo tên khách hoặc khoảng thời gian lưu trú.
📅 Gia hạn
Khi khách ở lâu hơn dự kiến — ngày gia hạn phải lớn hơn ngày kết thúc cũ.
🚪 Đổi phòng
Khi khách chuyển sang villa/phòng khác trong cùng thời gian ở.
✅ Kết thúc sớm
Khi khách trả phòng trước hạn dự kiến.
📤 Tải lên hàng loạt
Nhập nhiều hồ sơ cùng lúc bằng file, không phải gõ tay từng người.
🚨 Báo cơ quan quản lý
Khi phát hiện dấu hiệu bất thường cần lưu ý.
Mọi hồ sơ đã khai lưu lại trong mục Lịch sử, tìm theo ngày đến/đi, số phòng, quốc tịch hoặc số giấy tờ. Mục Thống kê cho xem lưu lượng khách theo ngày và theo quốc tịch — tải được dưới dạng Excel, tiện đối chiếu cuối tháng.
Villa có nhiều cơ sở hoặc nhiều nhân viên: tài khoản chính tạo được tài khoản chi nhánh, mỗi chi nhánh tạo tiếp tài khoản phụ cho nhân viên trực tiếp khai báo — tài khoản phụ chỉ xem được dữ liệu của chi nhánh mình. Tài khoản chính bị khoá thì mọi tài khoản phụ trực thuộc cũng tự động khoá theo.
Câu hỏi thường gặp
Khai ngay khi nhớ ra — chậm vẫn tốt hơn bỏ hẳn. Cơ sở lưu trú có thể bị xử phạt hành chính nếu bị kiểm tra mà không có hồ sơ khách đang ở.
Liên hệ cán bộ quản lý hệ thống (qua khung chat hỗ trợ trên trang, hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương) để được cấp lại mã QR trên thiết bị mới.
Không. Vào hồ sơ đang lưu trú của khách đó, dùng chức năng "Đổi phòng" để cập nhật, không cần tạo hồ sơ mới.
Cả hai. Khách Việt Nam thông báo lưu trú bằng CCCD hoặc giấy tờ tương đương, trên cùng hệ thống, quy trình gần như giống khách nước ngoài.
Checklist nhanh cho lễ tân
Khi khách nhận phòng (trong 24 giờ):
- Khách nước ngoài → chụp hộ chiếu, kiểm tra lại thông tin tự điền, lưu
- Khách Việt Nam → chụp CCCD hoặc giấy tờ tương ứng, kiểm tra, lưu
- Khách đoàn → dùng "Thêm hồ sơ khác" để nhập liên tục
Trong thời gian khách ở:
- Đổi phòng → cập nhật ngay trong hồ sơ
- Ở lâu hơn dự kiến → gia hạn, ngày mới phải lớn hơn ngày cũ
- Có dấu hiệu bất thường → báo ngay cho cơ quan quản lý qua hệ thống
Khi khách trả phòng:
- Kết thúc sớm hoặc checkout đúng ngày — đừng để hồ sơ treo quá hạn
Nắm đúng quy trình này, villa cho thuê ở NovaWorld Phan Thiết vừa tuân thủ đúng pháp luật, vừa tránh được những rắc rối không đáng có khi có đoàn kiểm tra. Bài tổng hợp từ hướng dẫn sử dụng chính thức của hệ thống KBTT — quy trình cụ thể có thể được cơ quan quản lý cập nhật theo thời gian, nên khi có thắc mắc cứ dùng khung chat hỗ trợ ngay trên trang kbtt.xuatnhapcanh.gov.vn.
Đọc thêm
Những bài khác trong mục này
NovaWorld Phan Thiết về đêm: vòng quay lên đèn và sắc vị phiên chợ quê
Ngắm NovaWorld Phan Thiết khi lên đèn qua hình ảnh vòng quay, không gian ẩm thực và sắc màu ph…
Khách Thuê Tháng Đầu Tiên Mùa Trú Đông 2026 Của MH Travel
MH Travel vừa ký hợp đồng thuê tháng đầu tiên của mùa trú đông 2026 với một gia đình người Nga…
Mua Bán & Chuyển Nhượng
Sân Bay Phan Thiết: Động Lực Tăng Trưởng Vượt Bậc Của Bất Động Sản Nghỉ Dưỡng Dài Hạn
Phân tích chuyên sâu về tiến độ thi công sân bay Phan Thiết và những tác động vĩ mô, vi mô đến…
Cần chỗ ở cho chuyến này?
Villa nguyên căn trong NovaWorld — hồ bơi riêng, bếp, sân vườn BBQ. Giá thẳng từ đơn vị vận hành, lịch trống cập nhật theo giờ.